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Outlook

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Derzeit steht das Outlook Add-In noch nicht auf meet.opentalk.eu zur Verfügung.

Nur für Administratoren mit On-Premise installation: Das Outlook Add-In benötigt auch eine Server Installation, die Anleitung dazu finden Sie unter Konfiguration des Servers

Installation​

Add-ins sind mit einem E-Mail-Konto verknüpft und werden über den Exchange-Server in verschiedenen Anwendungen synchronisiert (z. B. Outlook auf Windows, Outlook Web). Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das OpenTalk Outlook Add-In mit Outlook zu verbinden, je nach Ihrer Konfiguration:

Die eigentliche Outlook Installation des Add-Ins wird normalerweise vom Administrator des Exchange Servers gemacht. Danach ist das Add-In unter Einstellungen/Add-Ins in Outlook zu finden.

OpenTalk Meeting erstellen​

Um das OpenTalk Add-In aufzurufen gehen Sie in den Kalender und erstellen ein neues Meeting.

Je nach Bildschirmauflösung bzw. Fenstergröße sehen Sie das den Knopf OpenTalk Meeting in der Funktionsleiste oder in den weiteren Optionen (3 Punkte Menü):

OpenTalk Aufruf

Beim ersten Aufruf werden Sie aufgefordert sich in OpenTalk einzuloggen und Sie müssen bestätigen das Outlook Zugriff auf Ihre Daten haben darf.

Danach öffnet sich wie gewohnt das Meeting Fenster von Outlook und Sie sehen am rechten Rand die verschiedenen OpenTalk Optionen.

Meeting erstellen

Tragen Sie zuerst den Titel ihres Meetings und ggf. eine Beschreibung ein und wählen dann weitere Optionen im OpenTalk Teil aus. Teilnehmer wählen Sie direkt im OpenTalk Teil aus.

Zum abschließen klicken Sie auf Create um das Meeting in OpenTalk zu erstellen.

Funktionen​

Derzeit unterstützt das Outlook Add-In das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Meetings. Beim Erstellen oder Bearbeiten von Meetings stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

  • Titel
  • Beschreibung
  • Start- und Endzeit/-datum
  • Teilnehmer (einschließlich Benutzersuche)
  • Meeting-Details
  • Warteraum
  • Gemeinsamer Ordner (falls in der OpenTalk Installation verfügbar)

Wenn ein Meeting erstellt wird, werden die Teilnehmer per E-Mail eingeladen, die von Outlook gesendet wird. Darüber hinaus fügen wir einen Link zum Meetingraum in der Beschreibung und im Ort des Meetings ein. Der Link im Ort ermöglicht es, schnell am Meeting aus der Kalenderansicht teilzunehmen, ohne die Details öffnen zu müssen.

Bekannte Probleme und Einschränkungen:​

  • Ganztägige Meetings werden derzeit nicht unterstützt (die Funktion befindet sich noch in der Beta-Phase der Outlook-API).
  • Wiederkehrende Meetings werden derzeit nicht unterstützt (die Implementierung von Wiederholungen durch Microsoft ist nicht standardisiert).
  • Outlook-Ereignisse müssen manuell gelöscht werden, wenn ein Meeting abgesagt wird, aber wir machen den Benutzer darauf aufmerksam.
  • Derzeit nur in Englisch verfügbar.
  • Erzeugung der Vorlage derzeit nur mit Einladungslink.
  • "Online-Besprechung zu allen Meetings hinzufügen/Add online meeting to all meetings"-Funktion:
    • Um Verwirrung zu vermeiden, empfehlen wir dringend, die Funktion "Online-Besprechung zu allen Besprechungen hinzufügen" in Outlook zu deaktivieren. Diese Standardeinstellung erstellt automatisch eine Teams-Besprechung und fügt jedem Outlook-Ereignis einen "Besprechung beitreten"-Link hinzu. Aus offensichtlichen Gründen führt dies zu Verwirrung, wenn ein OpenTalk-Meeting geplant wird. Um diese Einstellung zu deaktivieren:
      • Gehen Sie zu Einstellungen > Kalender > Ereignisse und Einladungen.
      • Deaktivieren Sie den Schalter "Online-Besprechung zu allen Besprechungen hinzufügen".